Studi Kasus Implementasi Sistem HRMS Berbasis Web dengan Laravel & Absensi Terintegrasi

Latar Belakang

Sebuah perusahaan manufaktur dengan 120 karyawan shift membutuhkan solusi HRMS terintegrasi untuk mengatasi masalah:

  • Manajemen jadwal shift manual via Excel yang rawan error
  • Rekap kehadiran tidak real-time (butuh 3 hari kerja untuk konsolidasi)
  • Proses payroll manual dengan risiko kesalahan hitung lembur 12% per bulan
  • Pengajuan cuti/lembur offline menyebabkan bottleneck approval
  • Ketidakakuratan data kondite karyawan

Solusi dibangun dengan:

  • Laravel 11 (PHP Framework)
  • Absensi Solution (SDK terbaru untuk fingerprint/face recognition)
  • MySQL 8 (Database)
  • Redis (Cache real-time)

Arsitektur Sistem

Modul Utama

  1. Human Resource

    • Profil karyawan + dokumen digital
    • Kondite & penilaian online
    • Database skillset

  2. Working Time

    • Jadwal shift massal (import Excel)
    • Kalender kerja terintegrasi
    • Alokasi shift berbasis skill

  3. Payroll

    • Hitung gaji + lembur otomatis
    • Slip gaji digital
    • Integrasi PPh 21 & BPJS

  4. Self-Service

    • Pengajuan cuti/lembur online
    • Approval workflow multi-level
    • Notifikasi real-time

Tahapan Implementasi

1. Setup Inti (Minggu 1-2)

  • Instalasi Laravel + Packages:

    Konfigurasi Database:

2. Fitur Kunci (Minggu 3-5)

A. Import Jadwal Shift Massal

  • Template Excel:

    NIKNamaDeptTanggalShift
    1001AhmadProd2025-06-01Pagi

  • Proses Upload:


B. Perhitungan Lembur Custom

  • Rule Perusahaan:

    • Lembur hari kerja: 1.5x per jam
    • Lembur hari libur: 2x per jam
    • Maksimal 3 jam/hari

  • Kode Contoh:

C. Approval Online

3. Integrasi Absensi (Minggu 6)

  • Alur Data:

    1. Fingerprint → Absensi Device
    2. Device API → Laravel
    3. Sync ke Database
    4. Tampil di Dashboard Real-Time

  • Contoh Endpoint:

Fitur Unggulan

1. Rekap Kehadiran Full Fitur

KomponenDeskripsi
Daily SummaryHadir/Telat/Izin per hari
Analisis PolaGrafik frekuensi keterlambatan
Export PDFUntuk arsip hukum

2. Payroll Otomatis

  • Komponen Hitung:
$gajiPokok = $karyawan->basic_salary;
$tunjangan = $karyawan->allowances;
$lembur = $this->calculateOvertime(...);
$bpjs = $gajiPokok * 0.04;
$pph = $this->calculateTax($gajiPokok);
$total = $gajiPokok + $tunjangan + $lembur - $bpjs - $pph;3. Surat Perintah Lembur Digital
  • Workflow:
    1. Karyawan ajukan via web
    2. Sistem validasi kuota
    3. Manager approve via mobile
    4. TTD digital + QR code

Hasil Implementasi

Metric Kinerja

IndikatorSebelumSesudah
Waktu proses payroll7 hari1 jam
Akurasi hitung lembur88%99.7%
Waktu approval cuti2-3 hari<4 jam

Keuntungan Tambahan

  1. Penghematan Biaya:
    • Mengurangi kesalahan payroll (hemat Rp 15 juta/tahun)
    • Eliminasi kertas 90% untuk proses HR
  2. Kepatuhan:
    • Audit trail lengkap untuk inspeksi
    • Arsip digital 10 tahun
  3. Produktivitas:
    • HRD fokus ke strategi, bukan administrasi

Pelajaran Penting

Best Practice Teknis

  1. Optimasi Database:
    • Partition tabel absensi per bulan
    • Index kolom NIK & tanggal
  2. Security
  3. Backup Strategy:
    • Harian: Database transaction logs
    • Mingguan: Full dump + cloud sync

Kendala & Solusi

  • Sync Data Absensi → Solusi: Gunakan Webhook + Queue Worker
  • User Adoption → Solusi: Gamifikasi dengan badge "Pegawai Tepat Waktu"
  • Load Server → Solusi: Horizontal scaling dengan Laravel Octane

Alternatif Teknologi

  1. Untuk Skala Lebih Besar:
    • Microservices architecture
    • Kubernetes untuk orchestration
  2. Integrasi Lebih Dalam:
    • SAP HCM Connector
    • Slack/Microsoft Teams notification

"Dengan solusi ini, perusahaan mencapai efisiensi 360° dalam manajemen SDM digital" — CIO Perusahaan